تبحث مبادرة الإصلاح العربي عن موظف/ة إداري ولوجستي للانضمام إلى فريقنا ودعم الأنشطة التنفيذية واليومية. وسيكون/ستكون مسؤول/ة عن حفظ الأرشيفات وتحديث السياسات والإجراءات الخاصة بها وتقديم المساعدة خلال عملية التوظيف، وذلك من بين عدة مهام أخرى. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية عالية إضافة إلى التنسيق السريع مع موظفي مبادرة الإصلاح العربي العاملين في المكاتب القطرية.
موعد البدء: 23 تشرين الأول/أكتوبر 2023
المدة: عقد مدته سنة واحدة (قابل للتجديد)
وظيفة بدوام كامل، مقرها باريس
آخر موعد للتقديم: 21 أيلول/سبتمبر 2023
المسمى الوظيفي: موظف/ة إداري/ة ولوجستي/ة
نبذة عنا
مبادرة الإصلاح العربي هي مؤسسة رائدة في البحوث السياسية، تتمثل مهمتها الرئيسية في صياغة أجندة محلية تهدف إلى إحداث تغيير ديمقراطي وتحقيق العدالة الاجتماعية والبيئية في الدول العربية. تلتزم المبادرة في عملها بمبادئ الحياد والمساواة بين الجنسين والتعددية، وتتبع نهجاً صارماً للاستقلال عن أيّ أجندات خارجية. وتجري المبادرة تحليلات سياسية وأبحاث ميدانية مُبتكرة، وتجمع بين العمل الأكاديمي والعمل الدعوي التوعوي، وتتطلع إلى إنتاج أدوات فكرية عملية لتعزيز ممارسات المواطنة النشطة والتأثير على عمليات التحول السياسي. كذلك تعمل المؤسّسة على دعم وتمكين الأبحاث من منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا من خلال توفير منصة دولية للنشر. تسعى مبادرة الإصلاح العربي إلى إنشاء آلية يُمكن من خلالها أن يتشارك الباحثون الأكاديميون، والمراكز البحثية، والحركات الاجتماعية، ونشطاء المجتمع المدني، وصانع القرار، ووسائل الإعلام، وعامة الناس، في معالجة قضايا التحول الديمقراطي، والعدالة الاجتماعية، والمواطنة الكاملة. تعمل مبادرة الإصلاح العربي بشراكة مع المؤسسات الإقليمية والدولية من أجل تعزيز عمليات التبادل والحوارات المستدامة بين الدول النامية، وبين الدول النامية والدول المتقدمة، فيما يتعلق بمبادرات الإصلاح في جميع أنحاء المنطقة.
مهام الموظف/ة الإداري/ة واللوجستي/ة
المسؤوليات
الإدارة والموارد البشرية والخدمات اللوجستية
- جمع بيانات الموظفين (بما في ذلك الحسابات المصرفية وأيام العمل وحالات الغياب عن العمل والحالات المرضية) في كافة مكاتب مبادرة الإصلاح العربي.
- الاحتفاظ بسجلات ورقية ورقمية خاصة بالموظفين مثل عقود العمل وطلبات الإجازات. وتحديث بيانات الموظفين باستمرار (بما في ذلك الحسابات المصرفية وأيام الإجازات والعقود الطارئة).
- الاحتفاظ بقاعدة بيانات للعقود (الخاصة بالموظفين والخبراء الاستشاريين ومذكرات التفاهم).
- المساعدة في إعداد عقود الخبراء الاستشاريين استناداً إلى النماذج الموجودة بالفعل.
- الرد على استفسارات الموظفين بشأن الحوافز والعلاوات.
- تحديث قاعدة البيانات الداخلية بالمعلومات المتعلقة بالتعيينات الجديدة.
- تنسيق عملية نشر وإزالة إعلانات الوظائف.
- تحديد مواعيد إجراء مقابلات العمل والتواصل مع المرشحين عند الحاجة.
- التأكد من حصول الموظفين أو العاملين الجدد على المواد التأهيلية.
- دعم الخدمات اللوجستية الخاصة بتنظيم الفعاليات أو سفر الموظفين، بما في ذلك حجوزات الفنادق والتذاكر.
- المساعدة في تنظيم اجتماعات مجلس إدارة مبادرة الإصلاح العربي: مثل تولي المسائل اللوجستية وإرسال الدعوات وتدوين مسودات الاجتماعات.
- استكمال الوثائق الإلزامية الخاصة بفرنسا (بما في ذلك إعلان محاضر مجلس الإدارة وتغيير الأعضاء، من جملة أمور أخرى).
- المتابعة مع الموردين وإعداد الفواتير للسداد.
إدارة المكاتب
- مراقبة عملية صيانة المعدات المكتبية (التأكد من إجراء الإصلاحات اللازمة في الوقت المناسب).
- الإشراف على اللوازم المكتبية والتأكد من توفرها.
- مراقبة سجل أصول مبادرة الإصلاح العربي وتحديثه، بما في ذلك إضافة عناصر جديدة ومراجعة الاستهلاك السنوي.
المسؤوليات الأخرى
- تقديم الدعم للموظفين التنفيذيين إذا اقتضت الحاجة.
المؤهلات
- التمتع بخبرة عملية في منصب مسؤول وموظف لوجستي أو في منصب مماثل.
- معرفة تامة بتشريعات العمل الفرنسية.
- خبرة جيدة في استخدام برامج الأوفيس (مثل مايكروسوفت وورد وإكسيل وغيرها).
- القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات.
- التمتع بمهارات تخطيطية وتنظيمية ممتازة.
- التمتع بمهارات جيدة في التواصل الشفوي والكتابي باللغات العربية والإنجليزية والفرنسية.
- الالتزام بإقامة علاقات عمل إيجابية ودينامية مع امتلاك الرغبة في العمل على تنمية وتوسيع المؤسسة.
- الحصول على درجة علمية في مجال ذي صلة.
يرجى من المُرشحين الذين يستوفون المعايير المذكورة بالأعلى تقديم طلباتهم عبر البريد الإلكتروني الخاص بمبادرة الإصلاح العربي: recruitment@arab-reform.net، في موعد أقصاه 21 أيلول/سبتمبر 2023. مع كتابة المسمى الوظيفي: “موظف/ة إداري/ة ومنسق/ة خدمات لوجستية” في خانة الموضوع.
تسعى مبادرة الإصلاح العربي جاهدة إلى أن تكون مؤسسة تتمتع بِمبادئ تساوي الفرص. وتلتزم المبادرة بتكافؤ الفرص وعدم التمييز بين كافة المتقدمين للوظائف والعاملين لديها، ونحرص على تحقيق التنوع بين موظفينا بصرف النظر عن الجنس أو العرق أو المعتقدات الدينية أو الهوية الوطنية أو الأصل العرقي/الوطني أو الميول الجنسية أو السن أو الوضع العائلي أو الإعاقة.